Pewnie już dawno temu zauważyłeś/łaś, że czas biegnie coraz szybciej. Dni stają się coraz krótsze (i nie mam tu na myśli nadchodzącej zimy) i zaczynasz mieć wrażenie, że na nic nie ma czasu. Niestety w czasie wszechobecnej informatyzacji i postępu technologicznego życie nabrało tempa o jakim jeszcze 20 lat temu nawet nie marzono. Bardzo łatwo stracić z oczu zadania, którymi powinniśmy się zająć w pierwszej kolejności, ze względu na ich pilność i ważność. W tym miejscu możemy skorzystać ze sprawdzonych narzędzi, a jednym z nich jest metoda Eisenhowera i dziś chciałbym ją przybliżyć.
„What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.”
– Dwight D. Eisenhower
“To, co ważne, rzadko jest pilne, a to, co pilne jest rzadko ważne” te słowa amerykańskiego generała, który podczas II wojny światowej musiał „zarządzać” siłami alianckimi na terenie Europy, a następnie został prezydentem Stanów Zjednoczonych Ameryki, oddają bardzo dobrze sedno metody sygnowanej jego nazwiskiem.
Sednem metody Eisenhowera jest pogrupowanie wszystkich naszych zadań na cztery zbiory:
Jak łatwo się domyślić, ze względu na nasz rozwój osobisty i zarządzanie czasem najbardziej istotna jest grupa… ważne, ale nie pilne :). Na pierwszy rzut oka może to być zaskakujące, ale to w tej grupie znajdują się wszystkie zadania, od których zależy nasza przyszłość. Tutaj znajdują się wszystkie nasze plany dotyczące rozwoju i naszej kariery. Zazwyczaj będą to aktywności wymagające planowania, przewidywania i mierzenia się z problemami.
Oczywiście nie można zignorować zadań z grupy ważne i pilne, ponieważ wymagają one natychmiastowej uwagi i działania. Źródłem tych zadań są zazwyczaj niespodziewane problemy, wyjątkowe okazje, albo zaniedbania zadań ze zbioru ważnych, ale nie pilnych. Konsekwencje zaniedbania zadań ważnych i pilnych zazwyczaj są bardzo poważne, nie powinno więc dziwić, że praca z nimi wiąże się często ze stresem. Powinno się dążyć, aby ten zbiór był pusty.
Zadania nie ważne, ale pilne lubią udawać „ważne i pilne” i istotne jest, aby zdawać sobie z tego sprawę. Pusta lodówka jest oczywiście problemem, ale świat się nie zawali, zawsze można zamówić posiłek z dostawą. Dzwoniący telefon, jeśli to nie szef lub klient, zazwyczaj można po prostu w danym momencie zignorować i później oddzwonić. Nie ma jednoznacznej reguły jakie zadania wpadają do tej kategorii, każdy musi samodzielnie określić swoje granice.
Aktywności z grupy nie ważne i nie pilne to „zapychacze czasu”. Wszelkie nasze przyjemności i umilacze. Jest to grupa, do której najczęściej uciekamy, ponieważ jest to po prostu przyjemne. Z punktu widzenia zarządzania czasem powinno się całkowicie wyeliminować aktywności z tej grupy… ale jak to się mówi: „nie samym chlebem człowiek żyje” więc świat się pewnie nie zawali, jeśli raz na jakiś czas oddamy się pustym przyjemnościom :).
Jeśli jesteś kierownikiem, to metodę Eisenhowera możesz wykorzystać jeszcze przy podejmowaniu decyzji odnośnie delegowania zadań. Można powiedzieć, że zadania z grupy nie ważne, ale pilne są wręcz stworzone do delegowania. Zadaniami ważnymi i pilnymi najprawdopodobniej będziesz musiał zająć się samodzielnie, ewentualnie te zadania po delegowaniu będą wymagały Twojej wzmożonej uwagi i zaangażowania. Najbardziej niejednoznaczna jest grupa zadań ważnych, ale nie pilnych, wiele zadań może być wydelegowanych, ale niektórymi na pewno będziesz musiał zająć się samodzielnie.
Skuteczne i efektywne wykorzystanie metody Eisenhowera na pewno wymaga pewnej wprawy. Na początku wyzwaniem może być strach przed niewłaściwym zakwalifikowaniem danego zadania, a co się z tym wiąże, kwalifikowania do grupy „wyższej”. Na szczęście dzięki ogólnej prostocie metody każdy powinien być w stanie czerpać benefity z czasu poświęconego na analizę swoich zadań i odpowiednią ich kategoryzację.
Pozostaje mi życzyć jedynie powodzenia!